Tillbaka

Esimerkit ja tarinat Exempel och berättelser


Projektet Ouka Talentti kombinerar utvecklandet av ekonomiplaneringen i Uleåborg med Kommuninformationsprogrammet

Uleåborg stads pilotprojekt Ouka Talentti utvecklar stadens ekonomiplanering i riktning mot information och verksamhet, mot automatisering i stället för manuell införing. Pilotprojektet kombinerar Uleåborgs egen modell för kontinuerlig prognostisering med Kommunekonomiprogrammet.

Uleåborgs stad satsar stort i utvecklandet av rapporteringen om ekonomin. Utvecklingsbehovet identifierades 2013. Den egentliga förändringen i fråga om ekonomiplaneringen inleddes 2015-2016 och det nya systemet togs i bruk 2017. Nu introduceras även pilotprojektet Ouka Talentti, som har ett samband med finansministeriets Kommunekomiprogram.

Pilotprojektet går ut på att utreda hur stadens egen modell samt det nya rapporteringssätt som följer av Kommunekonomiprogrammet och de nya JHS-rekommendationerna stöder varandra.

Projektchef Elina Kantola berättar att Uleåborg gärna agerar som pilotkommun för Kommuninformationsprogrammet eftersom staden redan länge velat utveckla sin budgetprocess i riktning mot en informationsstyrd planeringsprocess. Pilotprojektet stöder stadens egna utvecklingsprojekt.

”Det intressanta är hur man under planeringsarbetets gång märkt att målen med Kommuninformationsprogrammet till flera delar är förenliga med våra egna projekt.”

Informationsöverföringen kommunernas utmaning

Ouka Talent sköts i Uleåborg av en projektgrupp på tio personer. Projektgruppen har dessutom flera underarbetsgrupper.

”Det har varit lätt att engagera folk i piloteringen, och arbetet har utförts med stort iver, även om projektet sköts vid sidan av de egna arbetsuppgifterna och trots att tidsplanerna tidvis varit hektiska”, berättar projektchefen Kantola.

Utmaningarna består främst i att arbetet utförs samtidigt med Kommuninformationsprogrammet som fortfarande är i utvecklingsskedet.

”All nödvändig information har inte alltid varit tillgänglig. De största problemen gäller informationsöverföringen och taxonomin. Jag antar att informationsöverföringsfrågorna kommer att vara de svåraste även på riksplan, eftersom systemen är så olika i olika kommuner.”

Automatiseringen av information ökar produktiviteten

Kantola anser att projektet hjälpt Uleåborg fördjupa sig i Kommuninformationsprogrammet och gett en möjlighet att testa det kommande rapporteringssättet redan nu.

”Vår planeringsmodell utvecklas avsevärt då processerna integreras och hela kedjan börjar fungera utan avbrott.”

Uleåborgs stad har ett brinnande behov av att utveckla sina system så att det manuella arbetet kan minskas. Målet är att aktuell information ska kunna utnyttjas så automatiskt som möjligt. Människorna får mera tid för analysering, benchmarking, idékläckning och utveckling då det manuella arbetet minskar.

”Ingen ska behöva slösa tid på att knacka in siffor i excel-filer. Den mänskliga insatsen behövs för produktivare arbete.”

Uleåborg har som mål att informationen från ekonomi- och verksamhetsprocesserna ska kunna stöda informationsledningen på ett mera täckande sätt än tidigare.

”Det är väldigt viktigt att informationen förmedlas snabbt internt och att den kan utnyttjas effektivare,” summerar Kantola.

Viktigt med tydliga ansvarsområden

Kantola, som medverkat i flera projekt, poängterar vikten av att arbetet planeras väl och att alla deltagarens ansvarsområden definieras klart och tydligt. Man ska alltid också utse en person med det övergripande ansvaret för projektet.

”Det är viktigt att deltagarna har expertis inom olika områden, såsom ekonomi, systemteknik och informationsledning.

Kantola berättar att hon själv tack vare Ouka Talentti -pilotprojektet lärt sig väga olika alternativ på ett nytt sätt.

”Jag har fått ny information om olika system, lärt mig att förstå förändringsbehov på ett bättre sätt och insett flera små, men viktiga saker som påverkar det slutliga resultatet. Jag tror att pilotprojektet, efter att vi rott det i hamn före utgången av året, kommer att utgöra en gedigen grund för vårt krävande och mångfacetterade förändringsarbete.

Information om Kommuninformation-utbildningarna

Kantola har berättat om Uleåborgs pilotprojekt vid Kommuninformation-utbildningar och fått massor med positiv feedback om saken.

”Det är fint att kollegorna i andra städer och kommuner följer vårt projekt och vill lära av våra erfarenheter. Jag tror också att våra erfarenheter kan skapa synergifördelar för själva Kommuninformationprogrammet.”

Kantola rekommenderar Kommuninformation-utbildning åt alla – såväl för undervisningens som för nätverksbildningens del.

”Det lönar sig även att delta i Lync-möten som ordnas av pilotprojektens synerginätverk. De erbjuder varje månad värdefull information och stöd för egna projekt då företrädare för olika pilotkommuner berättar om sina projekt och erfarenheter.”

Ouka Talents slutrapport överlämnas till finansministeriet i slutet av året och alla kommuner kan läsa rapporten på någon av FM:s webbplatser.

Elina Kantola förmedlar gärna ytterligare information om projektet och delar med sig av sina erfarenheter. Ta kontakt: tfn 044 703 1250, elina.kantola@ouka.fi


FRÅGA MER

Elina Kantola
Projektchef
044 703 1250
elina.kantola@ouka.fi