TAKAISIN

Esimerkit ja tarinat Esimerkit ja tarinat


Elina Kantola

Ouka Talentti yhdistää Oulun taloussuunnittelun kehittämisen ja Kuntatieto-ohjelman

Oulun kaupungin pilottihanke, Ouka Talentti, kehittää kaupungin talouden suunnittelua kohti tietoa ja toimintaa, manuaalisen kirjaamisen sijasta automaatioon. Pilotti yhdistää Oulun oman rullaavan ennustamisen mallin Kuntatieto-ohjelmaan.

Oulun kaupungilla on iso talousraportoinnin kehitysvaihde päällä. Oulussa havaittiin tarve kehittää taloussuunnittelua vuonna 2013.  Varsinainen taloussuunnittelun muutos alkoi vuonna 2015–2016 ja uusi järjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2017. Nyt rinnalle on tullut valtionvarainministeriön Kuntatieto-ohjelmaan liittyvä pilottihanke, Ouka Talentti.

Pilotti selvittää, miten kaupungin oma malli ja Kuntatieto-ohjelman myötä kunnille käyttöön tuleva uusi raportointitapa sekä uudet JHS-suositukset tukevat toisiaan.

Projektipäällikkö Elina Kantola kertoo Oulun lähteneet innostuneena mukaan Kuntatieto-ohjelman pilottikunnaksi, koska kaupungilla on ollut pitkään tahtotila kehittää talousarvioprosessia tiedon avulla suunnittelun prosessiksi. Pilotti tukee kaupungin omia kehityshankkeita.

”Suunnittelutyömme edetessä on ollut kiinnostava havaita, että Kuntatieto-ohjelman päämäärät ovat hyvin samansuuntaisia meidän omien hankkeidemme kanssa.”

Tiedonsiirto kuntien haasteena

Ouka Talentista vastaa Oulussa kymmenhenkinen projektiryhmä, jonka alaisuudessa työskentelee useita alatyöryhmiä.

”Pilotointiin on ollut helppoa saada ihmisiä mukaan, ja työtä on tehty innostuksen vallassa, vaikka projekti on tullut varsinaisten omien töiden lisäksi ja aikataulut ovat toisinaan kireitä”, projektiryhmän päällikkönä toimiva Kantola kertoo.

Hänen mukaansa pilottityön haasteet liittyvät pitkälti siihen, että sitä tehdään samanaikaisesti vielä kehitteillä olevan Kuntatieto-ohjelman kanssa.

”Kaikkea tarvittavaa tietoa ei ole ollut aina saatavissa. Suurimmat ongelmat ovat liittyneet tiedonsiirtoon ja taksonomiaan. Arvelen, että valtakunnallisestikin katsoen tiedonsiirtoa koskevat asiat tulevat olemaan haasteellisimpia, koska järjestelmät eri kunnissa ovat erilaisia.”

Tiedon automaatio lisää tuottavuutta

Pilotin antina Kantola pitää sitä, että Oulu on päässyt syvemmälle sisään Kuntatieto-ohjelmaan ja saanut jo nyt kokeilla uutta raportointitapaa.

”Suunnittelumallimme kehittyy huomattavasti, kun prosessit integroituvat ja koko ketju saadaan toiminaan saumattomasti yhteen.”

Oulun kaupungilla on palava tarve kehittää järjestelmiä niin, että manuaalista työtä saadaan vähennettyä. Tavoitteena on, että ajantasaista tietoa päästään hyödyntämään mahdollisimman automaattisesti. Kun manuaalinen työ vähenee, ihmisillä jää aikaa esimerkiksi analysointiin, benchmarkkaukseen, ideointiin ja kehitystyöhön.

”Kenenkään ei enää pitäisi käyttää aikaa tilastotietojen näpyttelystä exceleihin. Ihmisten panos tarvitaan tuottavampaan työhön.”

Oulussa tavoitteena on, että talous- ja toimintaprosessissa syntyvä tieto palvelee aiempaa kattavammin myös tiedon avulla johtamista.

”On erittäin tärkeää, että tieto kulkee kaupungin sisällä nopeasti ja että se on paremmin hyödynnettävissä”, Kantola tiivistää.

Vastuualueiden selkeys tärkeää

Monissa projekteissa mukana ollut Kantola korostaa, että projektien onnistumisen kannalta on olennaista suunnitella työ hyvin ja määritellä selkeästi kaikkien mukana olevien vastuualueet. Projektille tulee aina nimetä myös henkilö, jolla on kokonaisvastuu.

”Tärkeää on, että mukana on ihmisiä eri osaamisalueilta, kuten talouden, järjestelmätekniikan ja tietojohtamisen osaajia.”

Ouka Talentti -pilottihankkeesta Kantola kertoo itse oppineensa punnitsemaan eri vaihtoehtoja uudella tavalla.

”Olen saanut uutta tietoa eri järjestelmistä, oppinut ymmärtämään paremmin muutostarpeita ja oivaltanut monia pieniä, mutta tärkeitä asioita, jotka vaikuttavat lopputulokseen. Uskon, että kun saamme pilotoinnin onnistuneesti maaliin vuoden loppuun mennessä, siitä tulee vankka pohja vaativalle ja monitasoiselle muutostyöllemme.”

Kuntatieto-koulutuksista tietoa

Kantola on käynyt kertomassa Oulun pilotista Kuntatieto-ohjelman koulutuksissa ja saanut paljon hyvää palautetta.

”On hienoa, että kollegat muissa kaupungeissa ja kunnissa seuraavat hankettamme ja haluavat oppia kokemuksistamme. Uskon myös, että meidän kokemuksistamme on synergiaetua myös itse Kuntatieto-ohjelmalle.”

Kantola suosittelee kaikille Kuntatieto-koulutuksia – niin opin kuin verkostoitumisenkin takia.

”Kannattaa osallistua myös pilottihankkeiden synergiaverkoston Lync-kokouksiin. Niissä on kuukausittain tarjolla arvokasta tietoa ja tukea omiin hankkeisiin, kun eri pilottikuntien edustajat kertovat projekteistaan ja kokemuksistaan.”

Ouka Talentin loppuraportti luovutetaan valtiovarainministeriölle tämän vuoden lopulla ja VM:n kanavien (ml. Kuntatietoluotsi) kautta kaikki kunnat pystyvät lukemaan raportin.

Elina Kantola antaa mielellään lisätietoja projektista ja jakaa kokemuksiaan. Ota yhteyttä: puh. 044 703 1250, elina.kantola@ouka.fi


KYSY LISÄÄ

Elina Kantola
Projektipäällikkö
044 703 1250
elina.kantola@ouka.fi