TAKAISIN

Esimerkit ja tarinat Esimerkit ja tarinat


Kokemuksia talousarvion XBRL-muodostuksesta

Hämeenlinnan kaupunki lähti Kuntatieto-pilotissaan hakemaan ratkaisua talousarvion toimittamiseen XBRL-muodossa yhdessä talous- ja henkilöstöpalveluiden toimittajansa KuntaPro Oy:n kanssa. Tavoitteena oli löytää nykyiseen järjestelmäarkkitehtuuriin sopiva ratkaisu, joka olisi myös kustannuksiltaan järkevä. Lisäksi ehtona sopivan ratkaisun löytämiselle oli se, että ratkaisu olisi sellaisenaan skaalattavissa tuotantokäyttöön ja myöhemmin myös muiden raportointikokonaisuuksien toimittamiseen. KuntaPro Oy pystyy talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksena hyödyntämään kehitettyjä ratkaisuja myös muiden kunta-asiakkuuksiensa osalta, eli pilotoinnista saatava tieto ja hyödyt saadaan heti laajempaan käyttöön.

Pilotointi aloitettiin suunnitteluvaiheella maaliskuussa 2018. Tämän vaiheen aikana tarkennettiin toteutusvaiheen suunnitelmaa ja työmääräarvioita. Samalla soviteltiin pilotin rajaukset. Pilottiprojekteihin sisältyy kuitenkin aina riskejä ja muuttujia, kun monet asiat ovat uusia projektin osapuolille ja joitain teknisiä komponentteja testataan ensimmäistä kertaa tässä tarkoituksessa.

Itse toteutusvaihe aloitettiin syyskuussa 2018. Jo ensimmäisissä testeissä huomasimme, että rajapintojen palauttamassa skeemassa oli virheitä, eikä automaattiseksi suunniteltu työkalumme pystynyt niitä käsittelemään. Jouduimme siis käsitöihin ja samalla avasimme yhteydet sekä Valtiokonttoriin että heidän toimittajiinsa virheiden korjaamiseksi. Tämä onkin hyvä vinkki muille testausta aloitteleville: Kannattaa heti alussa koota eri osapuolet saman pöydän ääreen ja keskustella testauksen tavoitteista ja mahdollisista haasteista. Lisäksi moneen kysymykseen löytyi heti suora vastaus, eli ei kannata jäädä yksin ongelmia pohtimaan.

Tämän lisäksi XBRL-taksonomia kävi pilotin aikana kommenttikierroksilla, ja välillä mietimme jopa sitä, pitäisikö projektin kestoa venyttää pidemmälle vuoteen 2019, jotta uusin versio saataisiin testattua saman projektin aikana. Lopulta päädyttiin siihen, että projektin sisältö pysyi alkuperäisen suunnitelman mukaisena, mutta toteutusaikaa jatkettiin yhdellä kuukaudella tammikuun 2019 loppuun. Omassa testauksessa kannattaa siis huomioida, että mallit saattavat tarkentua ja muuttua vielä alkuvuoden 2019 aikana ja toki myös tulevaisuudessa. Tästä syystä kannattaakin pyrkiä luomaan sellainen malli, jossa varaudutaan muutosten toteuttamiseen ja niiden aiheuttaman työmäärän tai harmin minimointiin.

Näiden kokemusten pohjalta voi myös todeta, että alkuperäinen lähtökohtamme käyttää niin sanottua tietoallasajattelua oli järkevä. Siinä erillisistä lähtöjärjestelmistä tuotetaan tietoa yhteen tietoaltaaseen, josta muodostetaan lopullinen aineisto toimitettavaksi kohdejärjestelmään. Tietoallas itsessään voi olla monelle jo uusi investointi, mutta tässä lähestymistavassa ei tarvitse tehdä integraatioita lähtöjärjestelmien välille tai XBRL-muotoon liittyviä muutostöitä jokaiseen järjestelmään erikseen. Hämeenlinnan kaupungin tapauksessa oli tällainen alusta jo olemassa.

Jokaisen kunnan kannattaakin heti alkuun katsastaa omat nykyiset työkalunsa joko omien järjestelmäasiantuntijoidensa tai palveluntuottajiensa kanssa, koska niistä voi hyvinkin löytyä valmiita komponentteja kokonaisuuden ratkaisemiseksi jo suoraan.

Kaiken kaikkiaan pilotista saadut hyödyt eivät rajoitu pelkästään teknisten ratkaisujen löytämiseen. Kun Kuntatieto-ohjelmasta sekä sen tavoitteista ja aikatauluista puhutaan organisaatioiden sisällä, käsite tarttuu ihmisten mieliin, ja ajatuksia ja malleja alkaa kehittyä sen osalta jopa itseohjautuvasti. Kokonaisuus on hyvin laaja ja vaatii monenlaisia toimenpiteitä sekä työprosesseissa että teknisissä asioissa. Siksi valmistautuminen ja muutostyö kannattaakin aloittaa mahdollisimman pian, vaikka pienin askelin.


KYSY LISÄÄ

Juha Särkinen
Projektijohtaja
KuntaPro
juha.sarkinen(a)kuntapro.fi