1. Käynnistä projekti

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Aikataulu: syksyyn 2018 mennessä.
  • Nimeä muutosta johtava ohjausryhmä, projektipäällikkö ja tarvittavat henkilöresurssit.
  • Kartoita nykytila ja laadi kokonaiskuva talousraportoinnin uudistuksen vaikutuksista.
  • Tee toteutussuunnitelma: mitä, kuka, milloin.
  • Tunnista resurssitarpeet ja suunnittele osaamisen kehittäminen.
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

LataaEsittely – Nyt kannattaa toimia Lataa
LataaMuutoksen johtamisen 8 askelta Lataa
LataaProjektiehdotus-pohja: Taloushallinnon automatisointi ja raportointi Lataa
LataaToteutussuunnitelmapohja Lataa

Toteutussuunnitelma

Kunnassa on hyvä laatia Kuntatietoluotsin avulla kokonaiskuva siitä, mitä eri valintoja raportoinnin ja mahdollisen johtamisen tietopohjan kehittämiseen omassa kunnassa liittyy. Tämän avulla on mahdollista suunnitella ja aikatauluttaa päätösten edellyttämä valmistelu.

Kuntatieto-ohjelman puitteissa toteutetussa Espoon pilotissa tuotettiin ehdotus kunnan johtamisen viitearkkitehtuuriksi. Kunnat voivat halutessaan hyödyntää tätä viitearkkitehtuuria muutoksen suunnittelussa.

Lisäksi on syytä nimetä ja organisoida kehittämishanke, jonka vastuulla on valittujen muutoksen läpiviennin suunnittelu ja toteutus. Kunnan rakenne on lähivuosina voimakkaassa muutoksessa ja sen vuoksi muutoksen ja sen edellyttämien käytännön toimenpiteiden omistajuuden määritteleminen on tärkeää.

2. Yhtenäistä taloustiedon ulkoinen raportointi

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Talouden suunnitteluun ja raportointiin liittyvien tietosisältöjen yhtenäistäminen JHS-suositusten pohjalta.
    • Ota yhteyttä palveluntarjoajiin tai järjestelmätoimittajiin ja varmista heidän kanssaan JHS-suosituksien noudattaminen.
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

Talouden suunnitteluun ja raportointiin liittyvien tietosisältöjen yhtenäistäminen JHS-suositusten pohjalta

Talousarviotietojen yhdenmukaistaminen ja tilinpäätöstietojen toimittaminen uudistuneessa, yhdenmukaisessa muodossa ovat muutoksen ensimmäiset tavoitteet. Kaikkien kuntien oletetaan toimittavan vuoden 2021 talousarviotiedot vuoden 2020 lopulla ja vuoden 2021 tilinpäätöstiedot vuoden 2022 huhtikuussa uuden toimintakäytännön mukaisesti.

Taloutta koskevalle suunnittelutiedolle on laadittu yhteisiä valtakunnallisia määrityksiä ja eräitä jo olemassa olleita on kehitetty eteenpäin. Näiden käyttöönotto tarkoittaa jonkinasteisia muutoksia kunnassa aiemmin käytössä olleisiin taloustietojen määrityksiin.

Muutokset:

  • Tililuettelo
  • Talousarvio ja -suunnitelma

Tililuettelosta on valmistunut v. 2015 julkisen hallinnon suositus (JHS 192), joka on jo otettu käyttöön monissa kunnissa. Vuonna 2016 on valmistunut kuntien ja kuntayhtymien talousarviota ja -suunnitelmaa koskeva suositus (JHS 199).

Valtiolle tehtävä raportointi niin suunnitelmien kuin seurannan osalta tulee jatkossa noudattamaan näiden suositusten rakennetta. Kunnissa on perusteltua muuttaa omia tietorakenteita niin, että ne vastaavat suosituksissa esiteltyjä käytäntöjä ja määritelmiä. Näin toimimalla kunta takaa sen, että sen järjestelmistä löytyvä tieto täyttää talousarvion ja -suunnitelman osalta valtion viranomaisille annettavaa raportointia koskevat vaatimukset.

Myös taloutta koskevalle seurantatiedolle on laadittu yhteisiä valtakunnallisia määrityksiä ja eräitä jo olemassa olleita on kehitetty eteenpäin. Näiden käyttöönotto tarkoittaa jonkinasteisia muutoksia kunnassa aiemmin käytössä olleisiin taloustietojen määrityksiin.

Muuttumassa ovat edellisessä kohdassa mainittujen lisäksi seuraavat:

  • Tilinpäätöstiedot
  • Neljännesvuosiraportoinnin määritykset

Syksyllä 2018 on myös valmistumassa julkisen hallinnon suositus Maakuntien tililuettelo, talousarvio ja taloustiedon raportointi. Hankkeen yhteydessä päivitetään tarvittavin osin kunnille ja kuntayhtymille annetut suositukset, sekä arvioidaan, voidaanko kuntia ja kuntayhtymiä sekä maakuntia koskevat suositukset yhdistää yhdeksi suositukseksi, jossa olisi omat osionsa kunnille ja kuntayhtymille sekä maakunnille. Valtiolle tehtävä ulkoinen talousraportointi tulee jatkossa noudattamaan tämän ja taloussuunnittelua koskevien suositusten rakennetta.

Kunnissa on perusteltua muuttaa omia tietorakenteita niin, että ne vastaavat suosituksissa esiteltyjä käytäntöjä ja määritelmiä. Näin toimimalla kunta takaa sen, että sen järjestelmistä löytyvä tieto täyttää tilinpäätöstietojen ja neljännesvuosiraportoinnin osalta valtion viranomaisille annettavaa raportointia koskevat vaatimukset.

3. Valitse käyttötalouden raportointitapa

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Kolme vaihtoehtoa:
    1. Pitäydytään nykymallin kaltaisessa toimintatavassa, jossa sisäisen seurannan usein organisaatioperustaisia käyttötalouslukuja jaetaan palveluluokille.
    2. Käyttötalouden sisäisessä seurannassa otetaan käyttöön valtakunnallisen suosituksen mukaiset palveluluokitukset, mutta kustannuslaskentaa ei kehitetä palvelu- ja tuotetason seurantaa mahdollistavaksi.
    3. Kunnassa kehitetään kokonaisvaltaisesti toiminnan ja kustannusten seurantajärjestelmiä ja -menetelmiä.
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

Käyttötaloustietojen tietosisältöjen yhtenäistäminen

Käyttötaloustietojen raportointi muuttuu tehtäväpohjaisesta palvelupohjaiseksi. Käyttötaloustietojen laskentatapaan valmistellaan yhtenäinen ohjeistus.

Kunnalla on kolme vaihtoehtoista tapaa vastata käyttötalouden muuttuneisiin raportointivelvoitteisiin:

  1. Käyttötalouden raportoinnissa pitäydytään nykymallin kaltaisessa toimintatavassa, jossa sisäisen seurannan usein organisaatioperustaisia käyttötalouslukuja jaetaan palveluluokille:
    • ei juuri kehittämiskuluja
    • raportointikuorma ei kevene
    • raportointikuorma kasvaa, kun yhtenäisestä laskentatavasta tulee velvoittava
  2. Käyttötalouden sisäisessä seurannassa otetaan käyttöön valtakunnallisen suosituksen mukaiset palveluluokitukset, mutta kustannuslaskentaa ei kehitetä palvelu- ja tuotetason seurantaa mahdollistavaksi
    • kehittämiskuluja palveluluokkiin liitettyjen seurantakohteiden käyttöönotosta
    • raportointikuorma kevenee
    • johtamisen tietopohja kunnassa ei kehity
  3. Kunnassa kehitetään kokonaisvaltaisesti toiminnan ja kustannusten seurantajärjestelmiä ja -menetelmiä
    • kehittämiskuluja uuden seuranta- ja laskentarakenteen kehittämisestä sekä tarvittavista järjestelmämuutoksista
    • raportointikuorma kevenee
    • johtamisen tietopohja kunnassa kehittyy

Raportoinnin muuttaminen viranomaisten edellyttämään muotoon vaatii, että kunnassa täytyy valita jokin etenemistapa. Valitun lähestymistavan toimeenpanolle jää riittävästi aikaa, mikäli yleisen tason valinta pystytään tekemään keväällä 2018.

4. Määritä sisäisen kustannuslaskennan tarpeet

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Määritä sisäisen kustannuslaskennan kehittämiseen liittyvät tietotarpeet.
  • Linjaa taloushallinnon palveluiden toteuttamistapa.
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

Määritä sisäisen kustannuslaskennan kehittämiseen liittyvät tietotarpeet

Mikäli kunnassa halutaan ryhtyä hyödyntämään tarkennettua kustannuslaskentaa myös omien seuranta- ja ohjausprosessien tietopohjana, täytyy kunnissa määritellä ne uudet näkökulmat, joista taloutta halutaan seurata. Tämän jälkeen kirjanpidossa ja muussa kustannusten seurannassa käytettävät laskentatunnisteet uudistetaan vastaamaan uusia laskentatarpeita.

Kunta voi antaa osan seurantaan ja raportointiin liittyvistä tehtävistä ulkoiselle palveluntoimittajalle, mutta johdon tiedontarpeiden määrittäminen sekä syntyvien kustannusten liittäminen seurantakohteisiin jäävät kuitenkin pääosin kunnan toteutettaviksi.

Mikäli kunnassa päätetään kehittää kokonaisvaltaisesti toiminnan ja kustannusten seurantajärjestelmiä ja -menetelmiä, tietotarpeiden määrittämisen suositeltava ajankohta on viimeistään kevät 2018.

Linjaa taloushallinnon palveluiden toteuttamistapa

Taloushallinnon palveluita tuotetaan tällä hetkellä kunnissa kolmella lähes yhtä yleisellä tavalla: osassa kuntia taloushallinnon palvelut tuottaa oma henkilöstö, osa kunnista tuottaa palvelut yhteistyössä ja osa kunnista käyttää ulkoista palveluntarjoajaa.

Taloushallinnon palveluiden tuottaminen oman henkilöstön voimin on tarjonnut kunnalle mahdollisuuden taloushallintoon liittyvän asiantuntijuuden joustavaan hyödyntämiseen tarpeen mukaan. Pienemmissä kunnissa maakuntauudistus tuottaa haasteita tälle mallille, koska tehtävien vähentyminen tarkoittaa myös taloushallinnon työtehtävien supistumista. Yhteistyömallit ja ulkoisiin palveluntoimittajiin tukeutuminen ovat perusteltuja vaihtoehtoja, mikäli henkilöstöresurssit laskevat rajalle, jossa varajärjestelyt hankaloituvat ja riittävän osaamisen ylläpitäminen vaikeutuu.

Mikäli kunta hankkii tai on hankkinut kumppanin, jolla on laaja-alaista osaamista, pystyy tämä tukemaan kuntaa taloustietojen hallinnoinnin ja hyödyntämisen kehittämisessä. Tapa, jolla kunta toimittaa raportoitavat tiedot valtiolle, on myös muuttumassa. Kumppanuusmallissa näihin muutospaineisiin vastaaminen on kumppanin vastuulla. Kumppanin käyttäminen keventää myös tietojärjestelmien tai näihin liittyvien käyttöpalvelusopimusten ylläpitoon liittyvää taakkaa kunnassa.

Taloushallinnon palveluiden toteuttamistavasta on hyvä tehdä päätös kevään 2018 aikana.

5. Päätä tietojärjestelmien toteuttamistapa

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Linjaa taloustietojen raportoinnissa käytettävien tietojärjestelmäpalveluiden toteuttamistapa.
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

Linjaa taloustietojen raportoinnissa käytettävien tietojärjestelmäpalveluiden toteuttamistapa

Raportointia kehitettäessä täytyy myös raportoinnissa käytettäviä tietojärjestelmiä uudistaa. Tietojärjestelmien kehittämistyön tavoitteille ja toteuttamistavoille on lukuisia eri vaihtoehtoja, siksi kunnassa on tarpeen tehdä joukko periaatepäätöksiä:

  1. Kunnassa täytyy määritellä, kuinka kattavasti tietojärjestelmillä halutaan tukea seurantaa ja raportointia:
    • Tietojärjestelmien kattavuus suhteessa johtamisen ja seurannan tietopohjaan
      • analyysi: kuinka kattavasti kunnan johtamisessa ja sen talouden ulkoisessa raportoinnissa tarvittavat tiedot löytyvät tietojärjestelmistä
      • päätös: kuinka kattavasti näiden tietojen halutaan löytyvän tietojärjestelmistä
    • Tietojärjestelmien kattavuus suhteessa tietotuotannon prosesseihin
      • analyysi: kuinka kattavasti tietotuotannon prosesseja (tiedon tuottaminen, kerääminen, jalostaminen, jakaminen, hyödyntäminen ja laadunvalvonta) tuetaan tietojärjestelmillä
      • päätös: kuinka kattavasti näitä tietotuotannon prosesseja halutaan tukea tietojärjestelmillä

    Nämä analyysit ja päätökset liittyvät käyttötalouden ulkoista raportointia koskevaan päätökseen ja toimivat myös pohjana raportoinnin toteuttamistapaa koskevalle päätökselle. Tämän vuoksi myös tämä analyysi ja sen pohjalta tehtävät päätökset olisi hyvä tehdä kevään 2018 aikana.

  2. Kunnassa täytyy myös määritellä, kuinka kehittynyttä tietojärjestelmää halutaan käyttää taloustietojen raportoinnissa ja johtamisen tukemisessa:
    • Raportit suoraan taloushallinnon operatiivisista järjestelmistä
      • suppeita raportteja, joiden jatkotyöstäminen on työvaltaista
      • ei edellytä erillisiä investointeja
    • Raportit taloushallinnon raportointijärjestelmästä
      • mahdollistaa monipuolisen laskennan käytössä olevien laskentatunnisteiden puitteissa
      • taloustietojen yhdistäminen toimintatietoon tai vaikuttavuudesta kertovaan tietoon haasteellista ja/tai työlästä
      • kustannuksia erillisestä raportointijärjestelmästä
    • Raportit useamman eri tietojärjestelmän talous- ja toimintatietoja yhdistelevästä tietovarastosta
      • mahdollistaa kunnan toiminnan moniulotteisen tarkastelun
      • edellyttää tietovaraston käyttöönottoa erillisessä hankkeessa, jossa suunnitellaan ja toteutetaan kunnan ja sen palveluntuottajien eri järjestelmistä löytyvien tietojen yhdistäminen

    Tämä päätös on hyvä tehdä viimeistään keväällä 2017, samalla kun päätetään johtamisen ja seurannan tietopohjan kehittämisen yleistä linjauksista.

  3. Kunnassa täytyy myös päättää siitä, millä toimintatavalla taloustietojen käsittelyssä tarvittavat tietojärjestelmäpalvelut tuotetaan:
    • Muutokset vai uusi ratkaisu
      • jatketaanko aiemmin käytössä olleella ratkaisulla, johon tehdään tarpeelliset muutokset tai lisäykset; vai
      • toteutetaanko täysin uusi ratkaisu vastaamaan muuttuneisiin ja muuttuviin tietojärjestelmätarpeisiin
    • Ratkaisu tietojärjestelmäpalvelun tuotantotavasta
      • ovatko tietojärjestelmät omassa hallinnassa; vai
      • hankitaanko tietojärjestelmäpalvelut käyttöpalveluna

    Tietojärjestelmäpalveluiden tuotantotavasta päätettäessä kannattaa pohtia sekä tarvetta että kykyä vastata itse tietojärjestelmäpalvelujen tuotannosta. Oma ylläpito saattaa olla perusteltu tapa toteuttaa palvelut, mikäli kunnalla on jatkuvaa tarvetta tietojärjestelmiin liittyvään asiatuntemukseen ja mahdollisuus rekrytoida ja ylläpitää tähän riittävä osaaminen omassa organisaatiossa. Muussa tapauksessa saattaa olla perusteltua toteuttaa tietojärjestelmäpalvelut kumppanin kanssa.

    Nämä päätökset voidaan tehdä kevään 2018 aikana.

6. Yhtenäistä käyttötaloustietojen tietosisällöt

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Kunnan raportointitaakkaa keventää, mikäli ulkoisessa käyttötalouden raportoinnissa päästään suoraan hyödyntämään talousjärjestelmistä löytyvää tietoa.
  • Edellytyksenä on, että
    • kunnassa määritellään tarjottavat palvelut ja
    • palvelut kuuluvat palveluluokkiin, jotka löytyvät julkisen hallinnon palveluluokitusta koskevasta suosituksesta

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

7. Analysoi tiedontuotannon prosessi

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Tiedon tuottamisen, jalostamisen ja hyödyntämisen prosessi on syytä analysoida esim. seuraavin askelin, jotta kunnalla on käytettävissään kokonaiskuva kehittämispäätösten pohjana:
    1. Päätetään käytettävästä lähestymistavasta.
    2. Analysoidaan palveluihin liittyvät tiedontuotannon prosessit.
    3. Päätetään tiedontuotantoon liittyvistä vastuista.
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

LataaTampereen pilottiprojekti: Palvelutiedon arkkitehtuuri Lataa
LataaTampereen pilottiprojekti: Palveluluokittelun jalkautusopas Lataa
LataaTampereen pilottiprojekti: Palvelutiedon ylläpitoympäristö Lataa
LataaTampereen pilottiprojekti: Palveluluokituksen soveltaminen kustannuslaskentaan Lataa

Tiedontuotannon prosessin analysointi ja muutokset

Tiedontuotannon analyysin askeleet kunnassa voivat olla seuraavat:

  1. Päätetään käytettävästä lähestymistavasta
    • Tiedontuotannon prosessi voidaan jakaa esimerkiksi seuraavasti: tiedon synnyttäminen, kerääminen, jalostaminen, jakaminen, hyödyntäminen ja laadunvalvonta
    • Tehdään päätös siitä, onko yllä mainittu kehikko perusteltu lähestymistapa kunnan kannalta, vai onko sitä tarvetta muuttaa
  2. Analysoidaan palveluihin liittyvät tiedontuotannon prosessit
    • Hyödynnetään tehtyä selvitystyötä palveluihin liittyvistä tiedoista
      • kuhunkin palveluun (palveluluokkaan) liittyy joukko kunnassa valittuja tekijöitä
      • kunnan palveluihin liittyy aika-, vuorovaikutus-, suorite- ja kustannustietoja, jotka kiinnitetään valittuihin tekijöihin
    • Tietoja tarkastellaan kunkin tiedontuotannon prosessin vaiheen osalta
      • millä tavalla eri tiedot synnytetään ja kerätään
        • mitä työvaiheita siinä on, mikä laukaisee tapahtuman
        • missä välineessä tietoa käsitellään (säilytetään, muokataan, siirretään)
        • millä tavalla palveluita koskevat tiedot kiinnitetään valittuihin tekijöihin
      • millä tavalla tietoja jalostetaan
        • yhdistetään, laaditaan yhteenvetoja, analysoidaan
        • mitä työvaiheita siinä on, mikä laukaisee tapahtuman
        • missä välineessä tietoa käsitellään (säilytetään, muokataan, siirretään)
  3. Päätetään tiedontuotantoon liittyvistä vastuista
    • Selvitetään ja päätetään kuka tai mikä toimija on vastuussa prosessin kustakin vaiheesta

Analyysi voidaan tehdä joko pienimpien tietoalkioiden synnystä tiedon hyödyntämiseen (”kuinka me käytämme tätä?”) tai sitten hyödynnettävästä tiedosta kohti pienimpien tietoalkioiden syntyä (”mistä nämä luvut tulevat?”). Tavoitteena on muodostaa riittävän kattava yleiskuva, jotta sen perusteella voidaan tehdä päätöksiä tiedontuotannon kehittämisestä niin, että se vastaisi jatkossa paremmin kunnan tiedontarpeita ja toimisi aikaisempaa kustannustehokkaammin.

8. Määritä sisäisen kustannuslaskennan tekijät

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Palveluluokkiin liittämisen lisäksi kannattaa määrittää ne seurannan kannalta tärkeät tekijät, joiden avulla on mahdollista laskea (vähimmillään) palveluluokkakohtaiset kustannukset:
    • Mitkä organisaatioyksiköt liittyvät palvelun tuottamiseen.
    • Mitkä toimipaikat liittyvät palvelun tuottamiseen.
    • Mitkä toiminnot kunnassa liittyvät palvelujen tuottamiseen.
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

Sisäisen kustannuslaskennan kehittäminen ja yhtenäistäminen

Palveluluokkiin liittämisen lisäksi kannattaa määrittää palveluihin liittyvät, seurannan kannalta merkitykselliset tekijät. Näitä ovat vähimmillään sellaiset tekijät, joiden avulla on mahdollista laskea palveluluokkakohtaiset kustannukset: Mitkä organisaatioyksiköt liittyvät palvelun tuottamiseen, mitkä toimipaikat liittyvät palvelun tuottamiseen, mitkä toiminnot kunnassa liittyvät palvelujen tuottamiseen. Laskennan edellyttämien tekijöiden tunnistaminen on tehtävä kunnan tasolla, asiaa koskevia valtakunnallisia ohjeistuksia noudattaen.

On myös mahdollista määritellä muita johtamisen kannalta merkityksellisiä tekijöitä, eli sellaisia näkökulmia, joista palveluiden kustannuksia halutaan tarkastella. Näitä voivat olla esimerkiksi seuraavat: Mitä mitattavia suoritteita palveluihin liittyy, mitä eri palvelukanavia palveluilla voi olla, millä tavalla palveluiden vaikuttavuutta voi mitata, mitä asiakasryhmiä palveluihin liittyy. Tämä määrittelytyö on monipuolisemman kustannusten seurannan edellytys.

Kuhunkin näistä tekijöistä liittyy yksittäisiä määrittelyjä (”millaisia asiakasryhmiä on syytä tarkastella erillisinä”, ”kuinka näitä ryhmiä on perusteltua kutsua”) sekä hierarkioita (”millä tavalla eri asiakasryhmät muodostavat isompia kokonaisuuksia”). Kunnan toiminnan kokonaisvaltaisen tarkastelun kannalta olisi perusteltua pyrkiä tuottamaan sellaisia määrittelyjä ja hierarkioita, joita voidaan käyttää kaikkien kunnan tuottamien palvelujen kohdalla.

Kun kunnassa on päätetty niistä näkökulmista, joita halutaan käyttää kustannusten seuraamisessa, voidaan määritellä laskennan edellyttämät kirjaustunnisteet. Kirjaustunnisteiden käyttö mahdollistaa kustannuksen kiinnittämisen kustannuspaikkaan. Kustannuspaikkoja koskevien hierarkioiden avulla pystytään liittämään kustannukset haluttuun laskentakohteeseen.

9. Määritä tietojärjestelmätuen kattavuus tietotuotannossa

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Tee arvio ja päätös siitä, kuinka kattavasti tietotuotannon prosesseja halutaan tukea tietojärjestelmillä.
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

Analyysi tietojärjestelmien kattavuudesta tietotuotannon prosesseissa

Kunnissa on käytössä monia eri tietojärjestelmiä, jotka on hankittu erillisiin käyttötarkoituksiin. Tämän seurauksena kunnissa on usein haasteita sekä tiedon kattavuuden että sen yhteensopivuuden kanssa, kun kunnan toiminnasta ja toiminnan kustannuksista pyritään muodostamaan kokonaiskuvia.

Tilanteen parantamiseksi on tehtävä analyysi, missä prosessin vaiheissa tietojärjestelmiä on mahdollista hyödyntää nykyistä enemmän, ja mitä muutos edellyttää. Tässä työssä hyödynnetään tiedontuotannon prosessista tehtyä analyysia, jonka avulla kuvataan, millä tavalla tietojärjestelmiä hyödynnetään prosessin eri vaiheissa. Näin on mahdollista tunnistaa ne alueet, joissa nykytilanteessa ei hyödynnetä tietojärjestelmiä.

Tiedontuotannon prosessia koskevan analyysin pohjalta on myös mahdollista tunnistaa ne tilanteet, joissa eri järjestelmistä koottavien tietojen hyödyntäminen edellyttää työläitä konversioita ja harkintaan perustuvia arvioita. Tämän pohjalta voidaan määritellä, missä tietojärjestelmissä on syytä muuttaa käytössä olevia käsitteitä tai datan teknistä muotoa.

10. Valitse raportointipalveluiden toteuttamistapa

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Raportointipalveluiden toteuttamistapa suoraan taloushallinnon operatiivista järjestelmistä tai taloushallinnon raportointijärjestelmästä tai kunnan useampien järjestelmien tietoja yhdistelevästä tietovarastosta.
  • Vaihtoehtoja:
    1. Taulukkolaskenta
    2. Tilannekanta (ODS) raportoinnin pohjana
    3. Kunnantasoinen tietovarasto (EDW) ja talous- ja henkilöstöhallinnon tilannekannat (ODS)
    4. Kunnantasoinen tietovarasto (EDW)
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

Raportointipalveluiden toteuttamistavan valinta

Raportointipalvelut voidaan toteuttaa usealla eri tavalla, joiden välillä kunnassa on tehtävä valinta. Valinta liittyy sekä kunnassa tehtyihin linjauksiin tiedolla johtamisen kehittämisestä että kunnan käytössä oleviin resursseihin. Ratkaisutavat on seuraavassa jäsennetty pääasiallisten piirteiden perusteella neljäksi eri vaihtoehdoksi, jotka esitellään ja arvioidaan:

  1. Taulukkolaskenta
    • Ratkaisutavan kuvaus:
      • Talousarvio- ja taloussuunnitelmaraportit tuotetaan budjetoinnin järjestelmässä.
      • Tilinpäätös- ja sisäisen talousseurannan raportit tuotetaan taloushallinnon järjestelmässä.
      • Kustannuslaskenta ja muu talousraportointi hoidetaan taulukkolaskennalla, johon tuodaan toimintaa kuvaavia tunnuslukuja.
    • Ratkaisutavan arviointi:
      • Ratkaisun edut: Tietojärjestelmäkustannukset ovat pienet.
      • Ratkaisun haitat: Tiedontuotannon henkilötyökustannukset ovat suuret. Tiedontuotannon vasteaika on heikko ja tuotosten laatu on heikko. Ei tarjoa porautumis- tai analyysimahdollisuuksia.
      • Suositus: Ei suositella kuin siirtymäajan ratkaisuksi.
  2. Tilannekanta (ODS) raportoinnin pohjana
    • Ratkaisutavan kuvaus:
      • Talousarvio- ja taloussuunnitelmaraportit tuotetaan budjetoinnin järjestelmässä.
      • Tilinpäätös- ja sisäisen talousseurannan raportit tuotetaan taloushallinnon järjestelmästä.
      • Kustannuslaskenta ja muu talousraportointi hoidetaan erillisen tilannekannan avulla, johon tuodaan tapahtumatietoja taloushallinnon operatiivisista järjestelmistä ja lisäksi muista järjestelmistä toimintaa kuvaavia tunnuslukuja.
    • Ratkaisutavan arviointi:
      • Ratkaisun edut: Tietojärjestelmäkustannukset ovat kohtuulliset. Tiedontuotannon henkilötyökustannukset ovat kohtuulliset. Tiedon tuotannon vasteaika kohtuullinen. Tuotosten laatu on kohtuullinen tai hyvä.
      • Ratkaisun haitat: Ei tarjoa porautumis- ja analyysimahdollisuuksia.
      • Suositus: Soveltuu siirtymäajan ratkaisuksi tai ratkaisuksi pienille itse raportointinsa hoitaville organisaatioille.
  3. Kunnantasoinen tietovarasto (EDW) ja talous- ja henkilöstöhallinnon tilannekannat (ODS)
    • Ratkaisutavan kuvaus:
      • Talousarvio- ja taloussuunnitelmaraportit sekä tilinpäätös- ja sisäisen talousseurannan raportit tuotetaan taloustiedon tilannekannasta.
      • Henkilöstöä koskevat raportit tuotetaan henkilöstötiedon tilannekannasta.
      • Muu ulkoinen raportointi ja johtamisen edellyttämät näkymät toimintaan ja kustannuksiin hoidetaan kunnan tietovaraston kautta, jossa taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon tietoja täydennetään toiminnan tiedoilla.
    • Ratkaisutavan arviointi:
      • Ratkaisun edut: Tiedontuotannon henkilötyökustannukset ovat kohtuulliset. Tiedon tuotannon vasteaika on kohtuullinen tai hyvä. Tuotosten laatu on kohtuullinen tai hyvä.
      • Ratkaisun haitat: Tietojärjestelmäkustannukset ovat suurehkot. Porautumis- ja analyysimahdollisuudet ovat rajalliset.
      • Suositus: Soveltuu ratkaisuksi kunnalle, joka panostaa tietojohtamiseen, mutta jossa johtamisen tueksi ei tarvita vapaasti määritettävien asiakassegmenttien kustannustietoja ja monipuolisia analyysitoimintoja, jotka edellyttäisivät asiakastason kustannustiedon hyödyntämistä.
  4. Kunnantasoinen tietovarasto (EDW)
    • Ratkaisutavan kuvaus:
      • Talousarvio- ja taloussuunnitelmaraportit, tilinpäätös- ja sisäisen talousseurannan raportit, muu ulkoinen raportointi sekä johtamisen edellyttämät näkymät toimintaan ja kustannuksiin hoidetaan kunnan tietovaraston kautta, jossa taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon tietoja täydennetään toiminnan tiedoilla.
    • Ratkaisutavan arviointi:
      • Ratkaisun edut: Tiedontuotannon henkilötyökustannukset ovat kohtuulliset. Tiedon tuotannon vasteaika on erinomainen ja tuotosten laatu hyvä. Tarjoaa erinomaiset porautumis- ja analyysimahdollisuudet.
      • Ratkaisun haitat: Tietojärjestelmäkustannukset ovat suurehkot. Toteutusaika on pitkähkö.
      • Suositus: Mikäli kunnan johtaminen perustuu jatkossa tietopohjan monipuoliseen ja joustavaan hyödyntämiseen, tämä on tavoiteratkaisu.

11. Päätä tietojärjestelmäpalveluiden tuotannosta

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Päätä, ottaako kunta tietojärjestelmäpalvelujen tuottamisen kokonaan omalle vastuulleen vai hankkiiko se tietojärjestelmät osittain tai kokonaan ulkoisen kumppanin tuottamana palveluna.
  • Päätökset tietojärjestelmäpalveluiden tuotannon toimintamallista:
    • jatko aiemmin käytössä olleella ratkaisulla tai
    • uusi ratkaisu tietojärjestelmätarpeisiin
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

Päätökset tietojärjestelmäpalveluiden tuotannon toimintamallista

Kun kunnassa on määritelty nykytilanne ja tavoitetila, täytyy päättää tavasta, jolla tavoitetilaan päästään. Mikäli kunta hankkii taloushallinnon palvelut — mukaan lukien raportoinnin ja sisäisen laskennan palvelut — palvelun tarjoajalta, ei kunta joudu tekemään päätöksiä tietojärjestelmäpalveluiden toteuttamistavasta. Mikäli kunta vastaa itse taloushallinnon palveluiden toteuttamisesta, täytyy sen päättää, millä tavalla näiden palveluiden käyttöön saadaan niiden tarvitsemat tietojärjestelmäpalvelut.

Tämä tarkoittaa, että kunnassa täytyy tehdä kaksi toisiaan sivuavaa valintaa. Kunnassa täytyy päättää, jatketaanko käytössä olevien ratkaisujen kanssa ja ryhtyä kehittämään niitä, vai otetaanko käyttöön kokonaan uudet ratkaisut. Kunnassa täytyy myös päättää, ottaako kunta tietojärjestelmäpalvelujen tuottamisen kokonaan omalle vastuulleen, vai hankkiiko se tietojärjestelmät osittain tai kokonaan ulkoisen kumppanin tuottamana palveluna.

Nämä päätökset tulisi tehdä viimeistään kevään 2018 aikana.

12. Uudista budjetointiohjelmisto

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Budjetointiohjelmiston tulee tarjota mahdollisuus talousarvion laatimiseen talousarviota ja -suunnitelmaa sekä tililuetteloa koskevien julkisen hallinnon suositusten mukaisesti.
  • Budjetointiohjelmiston uudistaminen:
    • tarvittavien muutosten määritteleminen ja toteuttaminen tai
    • uuden budjetointiohjelmiston hankinta
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

Budjetointiohjelmiston uudistaminen

Vuonna 2018 käytössä olevan budjetointiohjelmiston tulee tarjota mahdollisuus talousarvion laatimiseen talousarviota ja -suunnitelmaa sekä tililuetteloa koskevien julkisen hallinnon suositusten mukaisesti. Tämän toteuttaminen riippuu kunnan valitsemasta toimintatavasta:

  • Taloushallinnon palvelumallissa kunta määrittelee tämän osana taloushallinnon palvelusopimusta
  • Tietojärjestelmäpalveluiden hankintamallissa kunta määrittelee tämän osana tarjottavien tietojärjestelmäpalveluiden kuvausta
  • Mikäli kunta vastaa itse omista tietojärjestelmistään, kunta määrittelee kirjauskäytäntöjen toteuttamistavan tietojärjestelmässä

Riippumatta siitä, kuka vastaa halutun toiminnallisuuden toteuttamisesta, toteutus on syytä käynnistää kevään 2018 aikana.

13. Uudista kirjauskäytännöt

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Vuonna 2020 käytössä olevan kirjanpidon järjestelmän tulee tarjota mahdollisuus kustannusten kirjaamiseen uudistetun kustannuspaikkarakenteen mukaisesti uusilla kirjaamistunnisteilla. Tämän toteuttaminen riippuu kunnan valitsemasta toimintatavasta.
    • muutosten toteuttaminen vanhoihin tietojärjestelmiin tai
    • uusien kirjauskäytäntöjen toteuttaminen tietojärjestelmän kehityksen osana

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

14. Toteuta raportointi

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Toteuta valitun linjan mukainen raportointiratkaisu.
    • Vuonna 2020 raportointiratkaisun täytyy hyödyntää uudistettuja kirjauskäytäntöjä ja noudattaa taloustiedon raportoinnista laadittua julkisen hallinnon suositusta.
    • Tiedot siirretään automaattisesti raportoinnin järjestelmistä Valtiokonttorin Kuntatalouden tietopalveluun.
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

LataaSektoriluokituksen käyttö pilotoinnissa (Mikkelin pilottiprojekti) Lataa

Raportoinnin toteuttaminen

Vuonna 2020 käytössä olevan raportointiratkaisun tulee hyödyntää uudistettuja kirjauskäytäntöjä ja noudattaa taloustiedon raportoinnista laadittua julkisen hallinnon suositusta. Tavoitetilassa tiedot siirretään automaattisesti raportoinnin järjestelmästä tai järjestelmistä Valtiokonttorin ylläpitämään Kuntatalouden tietopalveluun. Tämä edellyttää tiedonsiirron mahdollistavien rajapintojen toteuttamista raportoinnissa käytettäviin järjestelmiin. Näiden ominaisuuksien toteuttaminen riippuu sekä kunnan valitsemasta toimintatavasta että kunnan valitsemasta raportointipalveluiden toteuttamistavasta.

Raportointiratkaisulla on vaikutusta myös aikataulun osalta:

  • Taulukkolaskenta
    • toteutettavissa alle puolessa vuodessa
  • Tilannekanta (ODS) raportoinnin pohjana
    • toteutettavissa vuodessa
  • Kunnantasoinen tietovarasto (EDW) ja talous- ja henkilöstöhallinnon tilannekannat (ODS)
    • toteutettavissa vuodessa
  • Kunnantasoinen tietovarasto (EDW)
    • kattavan tietovaraston rakentaminen on yli vuoden mittainen hanke

Toteutusvastuu noudattaa samaa rakennetta kuin muidenkin uudistettujen ominaisuuksien kohdalla:

  • Taloushallinnon palvelumallissa kunta määrittelee tämän osana taloushallinnon palvelusopimusta
  • Tietojärjestelmäpalveluiden hankintamallissa kunta määrittelee tämän osana tarjottavien tietojärjestelmäpalveluiden kuvausta
  • Mikäli kunta vastaa itse omista tietojärjestelmistään, kunta määrittelee kirjauskäytäntöjen toteuttamistavan tietojärjestelmässä

15. Ota käyttöön XBRL-taksonomia

Kaikki työkalut Toimenpiteet

  • Ota käyttöön XBRL-kieli ja sille kehitetty taksonomia.
    • Tiedot siirretään kunnasta Valtiokonttoriin.
    • Edellytyksenä on, että kunnan tietojärjestelmät pystyvät tarjoamaan vastaanottavalle järjestelmälle XBRL-muotoista tietoa.
Lue lisää

Kaikki työkalut Ota nämä huomioon

LataaXBRL-aineiston tuottaminen tietovarastosta (Mikkelin pilottiprojekti) Lataa

XBRL-taksonomian käyttöönotto

Samalla kun taloustietojen vastaanottajaksi tulee Valtiokonttori vuonna 2021, siirrytään tiedonsiirrossa käyttämään uudentyyppistä välitystapaa. Käyttöön otetaan XBRL-kieli ja tälle kehitetty taksonomia, jonka avulla tiedot siirretään määrämuotoisina ja metatiedoilla varustettuna kunnasta Valtiokonttoriin. Tämän edellytys on, että kunnan tietojärjestelmät pystyvät tarjoamaan Valtiokonttorin vastaanottavalle järjestelmälle XBRL-muotoista tietoa.

Maakunnat ottavat saman tiedonsiirtoratkaisun käyttöön maakuntien toiminnan käynnistyessä vuonna 2021.

NÄYTÄ KAIKKIPIILOTA KAIKKI

Kaikki työkalut Katso kaikki kunnallishallintoon liittyvät työkalut


Lataa pdfEsittely – Nyt kannattaa toimia Lataa
Lataa pdfMuutoksen johtamisen 8 askelta Lataa
Lataa pdfProjektiehdotus-pohja: Taloushallinnon automatisointi ja raportointi Lataa
Lataa pdfToteutussuunnitelmapohja Lataa
Lataa pdfXBRL-aineiston tuottaminen tietovarastosta (Mikkelin pilottiprojekti) Lataa