1. Starta projektet

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Tidtabellen: Så snart som möjligt.
  • För att leda förändringen, skapa en styrgrupp, namn en projektledare och säkra de nödvändiga personalresurserna.
  • Karta nuläget och gör upp en helhetsbild av effekterna av ekonomirapporteringreformen.
  • Gör upp en plan för genomförandet: vad, vem, när.
  • Identifiera resursbehoven och planera kompetitionsutvecklingen.
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

LataaPresentation – Nu är det dags att agera (på finska) Ladda ned
LataaDe 8 stegen för att styra förändringen (på finska) Ladda ned
LataaMall för projektförslag: Automatisering av ekonomiförvaltning och rapportering (på finska) Ladda ned
LataaMall för planering av genomförandet (på finska) Ladda ned

Gör upp en plan för genomförandet

Det är bra att med hjälp av Kommuninformationslotsen göra upp en helhetsbild av de olika val som ska göras i anslutning till utvecklandet av rapporteringen och den eventuella informationsbasen för ledningen i kommunen. Då är det möjligt att planera den beredning som besluten kräver och göra upp en tidtabell för besluten.

I ett pilotprojekt som genomfördes inom ramen för programmet Kommuninformation i Esbo togs fram ett förslag om referensarkitekturen för ledning av kommunen. Kommunerna kan använda sig av denna referensarkitektur när de planerar reformen.

Det finns också anledning att utse och organisera ett utvecklingsprojekt som ansvarar för att planera och genomföra de valda förändringarna. Det kommer att ske stora omställningar i kommunens struktur under de närmaste åren och därför är det viktigt att definiera ägarna till förändringarna och till de praktiska åtgärder som de kräver.

2. Extern rapportering av ekonomisk information

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Införandet av enhetliga datainnehåll för planeringen och rapporteringen av ekonomiska uppgifter utifrån JHS-rekommendationerna.
    • Kontakta med tjänste- eller systemleverantörer och se med dem att JHS-rekommendationer ska följas.
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

Införandet av enhetliga datainnehåll för planeringen och rapporteringen av ekonomiska uppgifter utifrån JHS-rekommendationerna

För planeringsinformation som gäller ekonomin har uppgjorts gemensamma nationella specifikationer och vissa befintliga specifikationer har vidareutvecklats. Införandet av dem innebär att en del ändringar ska göras i de specifikationer av ekonomiska data som kommunen använt tidigare.

Ändringar:

  • Kontoplanen
  • Budgeten och ekonomiplanen

Om kontoplanen utgavs en JHS-rekommendation (JHS 192) år 2015, och många kommuner har redan börjat använda den. År 2016 färdigställdes en rekommendation om kommunernas och samkommunernas budget och ekonomiplan (JHS 199).

Rapporteringen om planerna och uppföljningen till staten ska i fortsättningen följa den struktur som presenteras i dessa rekommendationer. Det finns anledning för kommunen att ändra sina datastrukturer på så sätt att de motsvarar de förfaranden och definitioner som presenteras i rekommendationerna. På detta sätt säkerställer kommunen att de uppgifter som finns i dess datasystem uppfyller kraven på rapporteringen om budgeten och ekonomiplanen till myndigheten.

Även för uppföljningsinformation som gäller ekonomin har uppgjorts gemensamma nationella specifikationer och vissa befintliga specifikationer har vidareutvecklats. Införandet av dem innebär att vissa ändringar ska göras i de specifikationer av ekonomiska data som kommunen använt tidigare.

Utöver de punkter som nämns ovan kommer också följande punkter ändras:

  • Bokslutsuppgifterna
  • Specifikationerna för kvartalsrapporteringen

I hösten av år 2018 ska färdigställas en JHS-rekommendation om landskapens kontoplan, budget och rapportering av ekonomisk information. I anslutning till projektet uppdateras de rekommendationer som utfärdats till kommuner och samkommuner till behövliga delar och bedöms huruvida rekommendationerna för kommunerna, samkommunerna och landskapen kan slås samman till en enda rekommendation som har egna avsnitt för kommuner och samkommuner samt för landskap. Den externa ekonomiska rapporteringen till staten ska i fortsättningen göras i enlighet med den struktur som presenteras i denna rekommendation och rekommendationerna om ekonomiplaneringen.

Det finns anledning för kommunen att ändra sina datastrukturer på så sätt att de motsvara de förfaranden och definitioner som presenteras i rekommendationerna. På detta sätt säkerställer kommunen att de uppgifter som finns i dess datasystem uppfyller kraven på rapporteringen om bokslutsuppgifterna och kvartalsrapporteringen till myndigheten.

3. Välj metod för rapportering om driftsekonomi

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Tre alternativa sätt:
    1. Använda ett verksamhetssätt som liknar det nuvarande, där driftsekonomiutgifterna fördelas på serviceklasser i den interna uppföljningen.
    2. Införa serviceklassifikationerna i enlighet med den nationella rekommendationen, men kostnadsberäkningen utvecklas inte så att den möjliggör uppföljning på tjänst- och produktnivå.
    3. Kommunen utvecklar helhetsmässigt systemen och metoderna för uppföljning av verksamheten och utgifterna.
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

Välj metoden för rapportering om kommunens driftsekonomi.

Rapporteringen av driftsekonomiuppgifterna förändras från uppgiftsbaserad till tjänstbaserad. Enhetliga anvisningar om beräkning av driftsekonomiuppgifterna är under beredning.

Kommunen har tre alternativa sätt att fullfölja de nya kraven på rapportering om driftsekonomin:

  1. Inom rapporteringen av driftsekonomin används ett verksamhetssätt som liknar det nuvarande, där driftsekonomiutgifterna, som ofta är organisationsbaserade, fördelas på serviceklasser i den interna uppföljningen:
    • knappast några utvecklingskostnader
    • rapporteringsbördan minskar inte
    • rapporteringsbördan ökar när det enhetliga beräkningssättet blir förpliktande
  2. Inom den interna uppföljningen av driftsekonomin införs serviceklassifikationerna i enlighet med den nationella rekommendationen, men kostnadsberäkningen utvecklas inte så att den möjliggör uppföljning på tjänst- och produktnivå
    • utvecklingskostnader för införandet av uppföljningsobjekt som kopplats till serviceklasserna
    • rapporteringsbördan minskar
    • informationsbasen för ledningen av kommunen utvecklas inte
  3. Kommunen utvecklar helhetsmässigt systemen och metoderna för uppföljning av verksamheten och utgifterna
    • utvecklingskostnader för utvecklandet av den nya uppföljnings- och beräkingsstrukturen och för de nödvändiga förändringarna i datasystemen
    • rapporteringsbördan minskar
    • informationsbasen för ledningen av kommunen utvecklas

En förutsättning för de förändringar i rapporteringen som myndigheterna kräver är att kommunen fattar beslut om alternativet för genomförandet av reformen. Kommunerna har tillräckligt med tid att genomföra det valda alternativet om ett beslut om den allmänna nivån kan fattas våren 2018.

4. Intern kostnadsberäkning

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Slå fast informationsbehoven inom utvecklandet av den interna kostnadsberäkningen.
  • Slå fast linjen för genomförandet av ekonomiförvaltningstjänsterna.
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

Slå fast informationsbehoven inom utvecklandet av den interna kostnadsberäkningen

Om kommunen vill börja utnyttja den preciserade kostnadsberäkningen även som informationsbas för kommunens egna uppföljnings- och styrprocesser ska kommunen definiera de nya synvinklar från vilka kommunen vill följa upp ekonomin. Efter detta förnyas de kalkyl-id:n som används i bokföringen och den övriga kostnadsuppföljningen så att de motsvarar de nya beräkningsbehoven.

Kommunen kan lägga ut en del av uppgifterna inom uppföljning och rapportering till en extern serviceleverantör, men kommunen måste ändå i huvudsak själv fastställa ledningens informationsbehov och koppla utgifterna till uppföljningsobjekten.

Om kommunen beslutar att helhetsmässigt utveckla systemen och metoderna för uppföljning av verksamheten och kostnaderna, rekommenderas att kommunen definierar informationsbehoven senast på våren 2018.

Slå fast linjen för genomförandet av ekonomiförvaltningstjänsterna

Tjänster för ekonomiförvaltning produceras för närvarande i kommunerna på tre olika sätt som är nästan lika vanliga: i en del kommuner produceras tjänsterna för ekonomiförvaltning av kommunens egen personal, medan en del kommuner producerar tjänsterna i samarbete och andra anlitar en extern serviceleverantör.

Produktion av tjänsterna för ekonomiförvaltning med egen personal har gett kommunen möjlighet att använda expertis inom ekonomiförvaltning flexibelt efter behov. I mindre kommuner medför landskapsreformen utmaningar för denna modell eftersom kommunernas uppgifter minskar, vilket också innebär att arbetsuppgifterna inom ekonomiförvaltning blir färre. Samarbetsmodeller och anlitande av externa serviceleverantörer är motiverade alternativ om personalresurserna minskar till den gräns där reservarrangemangen blir svårare att genomföra och där det blir svårt att upprätthålla tillräcklig kompetens.

Om kommunen skaffar eller har skaffat en partner som har omfattande kunnande kan partnern stödja kommunen när det gäller att utveckla hanteringen och utnyttjandet av ekonomisk information. Den metod med vilken kommunen levererar rapporteringsinformationen till staten ska också förändras. I partnerskapsmodellen ansvarar partnern för att tillgodose dessa förändringskrav. När kommunen anlitar en partner minskar också kommunens arbetsbörda i fråga om förvaltningen av datasystem eller de driftstjänstavtal som anknyter till dem.

Det är bra om kommunen fattar beslut om metoden för genomförandet av tjänsterna för ekonomiförvaltning under våren 2018.

5. Slå fast tillvägagångssättet av datasystem

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Fatta linjebeslut om tillvägagångssättet för genomförandet av de datasystemtjänster som används inom rapporteringen.
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

Fatta linjebeslut om tillvägagångssättet för genomförandet av de datasystemtjänster som används inom rapporteringen.

När rapporteringen utvecklas ska också de datasystem som används för rapportering förnyas. Det finns många alternativa mål och genomförandesätt i fråga om arbetet med att utveckla datasystemen och därför ska kommunen fatta ett antal principbeslut:

  1. Kommunen ska definiera hur heltäckande kommunen vill stödja uppföljningen och rapporteringen med datasystem:
    • Datasystemens täckning i relation till informationsbasen för ledningen och uppföljningen
      • Analys: Hur heltäckande finns de uppgifter som behövs för att leda kommunen och för den externa rapporteringen av ekonomisk information i datasystemen
      • Beslut: Hur heltäckande vill kommunen att dessa uppgifter ska finnas i datasystemen
    • Datasystemens täckning i relation till processerna för informationsproduktion
      • Analys: Hur heltäckande stöd ges processerna för informationsproduktion (produktion, insamling, bearbetning, distribution, utnyttjande och kvalitetskontroll av information) med datasystem
      • Beslut: Hur heltäckande vill kommunen stödja dessa processer för informationsproduktion

    Dessa analyser och beslut anknyter till kommunens beslut om den externa rapporteringen av driftsekonomin och utgör också grunden för beslutet om metoden för genomförandet av rapporteringen. Därför är det bra om kommunen gör denna analys och fattar besluten utifrån den under våren 2018.

  2. Kommunen ska också slå fast hur utvecklat det datasystem som kommunen kommer att använda för rapporteringen av ekonomisk information och stöd till ledningen av kommunen ska vara:
    • Rapporter direkt från ekonomiförvaltningens operativa system
      • Begränsade rapporter som bearbetas i huvudsak manuellt
      • Kräver inga separata investeringar
    • Rapporter från ekonomiförvaltningens rapporteringssystem
      • Möjliggör mångsidig beräkning inom ramen för de kalkyl-id:n som används
      • Det är svårt och/eller arbetsamt att kombinera ekonomiska data med data om verksamheten eller om genomslaget
      • Kostnader för det separata rapporteringssystemet
    • Rapporter från ett datalager som kombinerar ekonomi- och verksamhetsdata från många olika datasystem
      • Gör det möjligt att granska kommunens verksamhet på ett mångsidigt sätt
      • Förutsätter att datalagret tas i användning i ett separat projekt och att kombineringen av uppgifter som finns i kommunens och dess serviceproducenters olika datasystem planeras och genomförs i projektet

    Det är bra om kommunen fattar detta beslut senast våren 2017 samtidigt med beslutet om de allmänna riktlinjerna för utvecklandet av informationsbasen för ledningen och uppföljningen.

  3. Kommunen ska också fatta beslut om verksamhetssättet för produktion av de datasystemtjänster som behövs för hanteringen av ekonomisk information:
    • Ändringar eller ny lösning
      • Fortsätter kommunen med den tidigare lösningen i vilken förs nödvändiga ändringar eller tillägg; eller
      • Inför kommunen en helt ny lösning som motsvarar datasystembehoven som har förändrats eller kommer att göra det
    • Lösning om sättet för produktion av datasystemtjänsterna
      • Administrerar kommunen datasystemen själv; eller
      • Upphandlas datasystemtjänsterna som en driftstjänst

    När kommunen fattar beslut om sättet att producera datasystemtjänsterna lönar det sig för kommunen att överväga både behovet och förmågan att själv ansvara för produktionen av datasystemtjänsterna. Egen administration av tjänsterna kan vara ett motiverat sätt att genomföra tjänsterna om kommunen har kontinuerligt behov av expertis om datasystem samt möjlighet att rekrytera och upprätthålla den expertis om behövs i kommunens egen organisation. I annat fall kan det vara motiverat att genomföra datasystemtjänsterna med en partner.

    Dessa beslut kan fattas under våren 2018.

6. Inför enhetlig datainnehåll för driftsekonomiuppgifterna

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Kommunens rapporteringsbörda minskar om det blir möjligt att direkt utnyttja uppgifter i ekonomiförvaltningssystemen för extern rapportering om driftsekonomin.
  • Förutsättningen är att kommunen specificerar de tjänster som tillhandahålls och placerar tjänsterna i de serviceklasser som finns i rekommendationen om serviceklassifikationen inom den offentliga förvaltningen.

Kaikki työkalut Tänk på detta

7. Analysera processen för informationsproduktion

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Processen för produktion, bearbetning och utnyttjande av information borde analyseras, för att kommun har en helhetsbild som en grund för besluten om utveckling t.ex. på detta vis:
    1. Fatta beslut om det tillvägagångssätt som ska användas.
    2. Analysera processerna för informationsproduktion i anslutning till tjänsterna.
    3. Fatta beslut om ansvar som gäller produktionen av information.
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

LataaTampere stads pilotprojekt: Arkitektur av tjänsteinformation (på finska) Ladda ned
LataaTampere stads pilotprojekt: Handbok till tjänsteklassificerings införning (på finska) Ladda ned
LataaTampere stads pilotprojekt: Tjänsteinformations underhållsomrädet (på finska) Ladda ned
LataaTampere stads pilotprojekt: Tjänsteklassificeringens tillämpning till kostnadsberäkning (på finska) Ladda ned

Analys och ändring av processen för informationsproduktion

Kommunen kan ta följande steg i sin analys av informationsproduktionen:

  1. Fatta beslut om det tillvägagångssätt som ska användas
    • Processen för informationsproduktion kan indelas till exempel enligt följande: skapande, insamling, bearbetning, distribution, utnyttjande och kvalitetskontroll av en uppgift
    • Fatta beslut om huruvida det ramverk som presenteras ovan är ett motiverat tillvägagångssätt för kommunen eller om det behövs ändringar i ramverket
  2. Analysera processerna för informationsproduktion i anslutning till tjänsterna
    • Utnyttja de utredningar av uppgifterna i anslutning till uppgifterna som gjorts
      • Varje tjänst (serviceklass) förknippas med ett antal faktorer som valts ut i kommunen
      • Kommunens tjänster förknippas med uppgifter om tid, växelverkan, prestationer och kostnader som kopplas till de valda faktorerna
    • Uppgifterna granskas separat för varje skede i processen för informationsproduktion
      • Hur skapas och insamlas olika uppgifter
        • Vilka arbetsmoment finns i processen och vad initierar händelsen
        • I vilket medium behandlas informationen (behandlas, bearbetas, överförs)
        • På vilket sätt kopplas uppgifterna om tjänsterna till de valda faktorerna
      • På vilket sätt bearbetas uppgifterna
        • Kombineras, sammanställs, analyseras
        • Vilka arbetsmoment finns i processen och vad initierar händelsen
        • I vilket medium behandlas informationen (behandlas, bearbetas, överförs)
  3. Fatta beslut om ansvar som gäller produktionen av information
    • Ta reda på eller fatta beslut om vilken aktör som ansvarar för respektive skede i processen

Analysen kan göras utgående från de minsta datatypernas uppkomst till utnyttjandet av datan ("Hur använder vi den här") eller från den information som ska utnyttjas mot uppkomsten av de minsta datatyperna (”varifrån kommer de här siffrorna?”). Målet är att skapa en tillräckligt täckande översiktlig bild som kan användas som grund för beslut om utvecklandet av informationsproduktionen på så sätt att den i fortsättningen bättre motsvarar kommunens informationsbehov och fungerar mer kostnadseffektivt än tidigare.

8. Utveckla den interna kostnadsberäkningen

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Med kopplingen till serviceklasserna lönar det sig också att definiera (minst) de faktorer som anknyter till tjänsterna och som kan användas för att beräkna kostnaderna:
    • Vilka organisationsenheter anknyter till produktionen av en tjänst.
    • Vilka verksamhetsställen anknyter till produktionen av en tjänst.
    • Vilka funktioner i kommunen anknyter till produktionen av tjänsterna.
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

Utveckla och förenhetliga den interna kostnadsberäkningen

Utöver kopplingen till serviceklasserna lönar det sig att definiera de faktorer som anknyter till tjänsterna och som har betydelse för uppföljningen. Sådana är minst de faktorer som kan användas för att beräkna kostnaderna för respektive serviceklass: vilka organisationsenheter anknyter till produktionen av en tjänst, vilka verksamhetsställen anknyter till produktionen av en tjänst, vilka funktioner i kommunen anknyter till produktionen av tjänsterna. De faktorer som behövs för beräkningen ska identifieras på kommunnivå i enlighet med de nationella anvisningarna om detta.

Det är också möjligt att definiera andra faktorer som har betydelse för ledningen, dvs. infallsvinklar från vilka man vill granska tjänsternas kostnader. Sådana infallsvinklar kan vara till exempel: vilka mätbara prestationer anknyter till tjänsterna, vilka olika servicekanaler kan tjänsterna ha, på vilket sätt kan tjänsternas genomslagskraft mätas, vilka klientgrupper anknyter till tjänsterna. Det här specifikationsarbetet är en förutsättning för en mångsidigare uppföljning av kostnaderna.

Var och en av dessa faktorer förknippas med enskilda specifikationer (”vilka kundgrupper finns det anledning att studera separat”, ”vilka benämningar är det motiverat att använda om de här grupperna”) och hierarkier (”på vilket sätt bildar olika klientgrupper större helheter”). Med tanke på en helhetsmässig granskning av kommunens verksamhet är det motiverat att försöka producera sådana definitioner och hierarkier som kan användas på alla tjänster som kommunen producerar.

När kommunen fattat beslut om de infallsvinklar som kommunen vill använda för uppföljning av kostnaderna blir det möjligt att definiera de registreringskoder som behövs för beräkningen. Användningen av registreringskoder gör det möjligt att koppla en kostnad till ett kostnadsställe. Med hjälp av hierarkier för kostnadsställen är det möjligt att koppla kostnaderna till önskat beräkningsobjekt.

9. Analysera datasystemens täckning

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Uppskatta och beslut om hur heltäckande kommunen vill stödja processerna för informationsproduktion med datasystem.
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

Uppskattning och beslut om hur heltäckande kommunen vill stödja processerna för informationsproduktion med datasystem

I kommunerna används många olika datasystem som används för särskilda ändamål. Till följd av detta möter kommunerna ofta utmaningar i fråga om informationens täckning och dess kompatibilitet när kommunen försöker skapa helhetsbilder av sin verksamhet och om verksamhetens kostnader.

För att åtgärda situationen ska kommunen analysera de skeden av processen i vilka datasystem kan utnyttjas mer än i dagens läge och vad förändringen kräver. I det här arbetet utnyttjas den analys av processen för informationsproduktion som beskriver på vilket sätt datasystem används i processens olika skeden. På detta sätt är det möjligt att identifiera de områden på vilka kommunen i dagens läge inte utnyttjar datasystem.

Utifrån analysen av processen för informationsproduktion blir det också möjligt att identifiera de situationer i vilka utnyttjandet av uppgifter som samlas in från olika datasystem förutsätter arbetsamma konverteringar och bedömningar som bygger på prövning. Utifrån detta är det möjligt att slå fast de datasystem i vilka det är nödvändigt att ändra de använda begreppen eller datans tekniska format.

10. Välj metoden för att genomföra rapporteringstjänsterna

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Genomföra rapporteringstjänsterna direkt från ekonomiförvaltningens operativa system eller från ekonomiförvaltningens rapporteringssystem eller från kommunens datalager som kombinerar data från flera system.
  • Alternativer:
    1. Tabellberäkning
    2. Operationell databas (ODS) som grund för rapporteringen
    3. Datalager på kommunnivå (EDW) och operationella databaser (ODS) för ekonomi- och personalförvaltningen
    4. Datalager på kommunnivå (EDW)
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

Val av metoden för genomförande av rapporteringstjänsterna

Rapporteringstjänsterna kan genomföras på många olika sätt och kommunen ska välja ett av dem. Valet bygger på de linjedragningar som kommunen gjort om utvecklandet av ledningen med information och på kommunens resurser. De olika lösningssätten har strukturerats nedan utifrån deras viktigaste drag som fyra alternativ som presenteras och utvärderas:

  1. Tabellberäkning
    • Beskrivning av lösningsmetoden:
      • Budgetrapporterna och rapporterna om ekonomiplanen produceras i datasystemet för budgetering
      • Rapporterna om bokslutet och den interna uppföljningen av ekonomin produceras i ekonomiförvaltningens system
      • Kostnadsberäkningen och den övriga ekonomirapporteringen sköts med en tabellkalkyl till vilken importeras nyckeltal som beskriver verksamheten
    • Utvärdering av lösningsmetoden:
      • Fördelarna med lösningen: Små datasystemkostnader.
      • Nackdelarna med lösningen: Höga kostnader för personarbetet inom informationsproduktionen. Informationsproduktionen har en dålig responstid och produkterna av en dålig kvalitet. Erbjuder inga möjligheter till borrning eller analys.
      • Rekommendation: Rekommenderas endast som en lösning för en övergångsperiod.
  2. Operationell databas (ODS) som grund för rapporteringen
    • Beskrivning av lösningsmetoden:
      • Budgetrapporterna och rapporterna om ekonomiplanen produceras i datasystemet för budgetering
      • Rapporterna om bokslutet och den interna uppföljningen av ekonomin produceras i ekonomiförvaltningens system
      • Kostnadsberäkningen och den övriga ekonomirapporteringen sköts med en separat operationell databas till vilken importeras transaktionsdata från ekonomiförvaltningens operativa system samt nyckeltal för verksamheten från andra system
    • Utvärdering av lösningsmetoden:
      • Fördelarna med lösningen: Måttliga datasystemkostnader. Måttliga kostnader för personarbetet inom informationsproduktionen. Informationsproduktionen har en måttlig responstid och produkternas kvalitet är måttlig/god.
      • Nackdelarna med lösningen: Erbjuder inga möjligheter till borrning eller analys.
      • Rekommendation: Lämpar sig som en lösning för en övergångsperiod eller som en lösning för små organisationer som utför sin rapportering själva.
  3. Datalager på kommunnivå (EDW) och operationella databaser (ODS) för ekonomi- och personalförvaltningen
    • Beskrivning av lösningsmetoden:
      • Rapporterna om budgeten och ekonomiplaneringen samt rapporterna om bokslutet och den interna uppföljningen av ekonomin produceras utifrån den operationella databasen för ekonomisk information
      • Rapporterna om personalen produceras utifrån den operationella databasen för personalinformation
      • Den övriga externa rapporteringen samt de vyer över verksamheten och kostnaderna som behövs för ledningen sköts genom kommunens datalager, där uppgifter om ekonomiförvaltningen och personalförvaltningen kompletteras med uppgifter om verksamheten.
    • Utvärdering av lösningsmetoden:
      • Fördelarna med lösningen: Måttliga kostnader för personarbetet inom informationsproduktionen. Informationsproduktionen har en måttlig eller bra responstid och produkternas kvalitet är måttlig eller god.
      • Nackdelarna med lösningen: Rätt stora datasystemkostnader. Begränsade möjligheter till borrning och analys.
      • Rekommendation: Lämpar sig som lösning för en kommun som satsar på ledning med information men som inte behöver kostnadsuppgifter om fritt fastställda klientsegment och mångsidiga analysfunktioner som förutsätter utnyttjande av kostnadsuppgifter på klientnivån.
  4. Datalager på kommunnivå (EDW)
    • Beskrivning av lösningsmetoden:
      • Rapporterna om budgeten och ekonomiplaneringen, rapporterna om bokslutet och den interna uppföljningen samt de vyer över verksamheten och kostnaderna som behövs för ledningen sköts genom kommunens datalager, där uppgifter om ekonomiförvaltningen och personalförvaltningen kompletteras med uppgifter om verksamheten.
    • Utvärdering av lösningsmetoden:
      • Fördelarna med lösningen: Måttliga kostnader för personarbetet inom informationsproduktionen. Informationsproduktionen har en utmärkt responstid och produkternas kvalitet är god. Erbjuder utmärkta möjligheter till borrning och analys.
      • Nackdelarna med lösningen: Rätt stora datasystemkostnader. Tar rätt länge att genomföra.
      • Rekommendation: Om kommunen i fortsättningen ska ledas med hjälp av ett mångsidigt och flexibelt utnyttjande av informationsbasen, är detta den lösning som kommunen ska sikta på.

11. Beslut om verksamhetsmodellen för datasystemstjänsterna

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Kommunen ska också besluta huruvida den tar produktionen av datasystemtjänster helt på sitt eget ansvar eller om den upphandlar datasystemen helt eller delvis som en tjänst som produceras av en extern partner.
  • Beslut om verksamhetsmodellen för datasystemstjänsterna:
    • fortsättning med den existerande lösningen eller
    • ny lösning för datasystembehoven
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

Beslut om verksamhetsmodellen för datasystemstjänsterna

När kommunen slagit fast nuläget och målläget ska den fatta beslut om hur målläget uppnås. Om kommunen upphandlar tjänsterna för ekonomiförvaltning inklusive rapporteringen och den interna beräkningen av en serviceleverantör behöver kommunen inte fatta beslut om metoden för genomförandet av datasystemstjänsterna. Om kommunen ansvarar själv för genomförandet av tjänsterna för ekonomiförvaltning ska kommunen besluta på vilket sätt dessa tjänster får tillgång till de datasystemtjänster som den behöver.

Detta innebär att kommunen ska fatta två beslut som anknyter till varandra. Kommunen ska besluta huruvida den fortsätter med de lösningar som redan är i bruk och börjar utveckla dem, eller om kommunen inför helt nya lösningar. Kommunen ska också besluta huruvida den tar produktionen av datasystemtjänster helt på sitt eget ansvar eller om den upphandlar datasystemen helt eller delvis som en tjänst som produceras av en extern partner.

De här besluten borde fattas senast våren 2018.

12. Förnya datasystemet för budgetering

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Det datasystem för budgetering ska erbjuda möjlighet att uppgöra budgeten i enlighet med rekommendationen om budgeten, ekonomiplanen och kontoplanen för den offentliga förvaltningen.
  • Förnya datasystemet för budgetering:
    • specificera och genomför de nödvändiga ändringarna eller
    • skaffa ett nytt datasystem för budgetering
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

Förnya datasystemet för budgetering

Det datasystem för budgetering som används år 2018 ska erbjuda möjlighet att uppgöra budgeten i enlighet med rekommendationen om budgeten, ekonomiplanen och kontoplanen för den offentliga förvaltningen. Genomförandet av detta beror på det tillvägagångssätt som kommunen valt:

  • Servicemodellen för ekonomiförvaltningen definierar kommunen detta som en del av serviceavtalet för ekonomiförvaltningen.
  • I upphandlingsmodellen för datasystemstjänsterna definierar kommunen detta som en del av beskrivningen av de datasystemstjänster som tillhandahålls.
  • Om kommunen ansvarar själv för sina egna datasystem, definierar kommunen sättet för genomförandet av registreringsförfarandena i datasystemet.

Oberoende av vilken instans som ansvarar för genomförandet av den önskade funktionaliteten finns det anledning att påbörja genomförandet våren 2018.

13. Genomför nya bokföringsförfaranden

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Det datasystem för bokföring som används år 2020 ska erbjuda möjlighet att registrera kostnaderna i enlighet med den förnyade kostnadsplatsstrukturen och med de nya registreringskoderna. Genomförandet av detta beror på den tillvägagångssätt som kommunen valt.
    • gör ändringen i de gamla datasystemen eller
    • genomför de nya bokföringsförfarandena som en del av datasystemutvecklingen

Kaikki työkalut Tänk på detta

14. Genomför rapporteringen

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Genomför rapporteringslösningen enligt den valda linjen:
    • Den lösning för rapportering som används år 2020 ska utnyttja de förnyade registreringsförfarandena och iaktta rekommendationen om rapportering av ekonomisk information inom den offentliga förvaltningen.
    • Uppgifterna överförs automatiskt från datasystemet eller -systemen för rapportering till kommun- och landskapsekonomins informationstjänst som Statskontoret administrerar.
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

LataaAnvändningen av sektorklassifikationen i pilotprojekt (pilotprojektet i S:t Michel, på finska) Ladda ned

Genomför rapporteringen

Den lösning för rapportering som används år 2020 ska utnyttja de förnyade registreringsförfarandena och iaktta rekommendationen om rapportering av ekonomisk information inom den offentliga förvaltningen. I målläget överförs uppgifterna automatiskt från datasystemet eller -systemen för rapportering till kommun- och landskapsekonomins informationstjänst som Statskontoret administrerar. Detta förutsätter att gränssnitt som möjliggör dataöverföring implementeras i de system som används för rapportering. Genomförandet av dessa egenskaper beror på det tillvägagångssätt och på det sätt för genomförande av rapporteringstjänsterna som kommunen valt.

Rapporteringslösningen har också inverkan på tidtabellen:

  • Tabellkalkyl
    • kan genomföras inom ett halvt år
  • Operationell databas (ODS) som grund för rapporteringen
    • kan genomföras inom ett år
  • Datalager på kommunnivå (EDW) och operationella databaser för ekonomi- och personalförvaltning (ODS)
    • kan genomföras inom ett år
  • Datalager på kommunnivå (EDW)
    • byggandet av ett täckande datalager är ett projekt som tar mer än ett år i anspråk

Ansvaret för genomförandet följer samma struktur som de övriga förnyade strukturerna:

  • I servicemodellen för ekonomiförvaltningen definierar kommunen detta som en del av serviceavtalet för ekonomiförvaltningen
  • I upphandlingsmodellen för datasystemstjänsterna definierar kommunen detta som en del av beskrivningen av de datasystemstjänster som tillhandahålls
  • Om kommunen ansvarar själv för sina egna datasystem, definierar kommunen sättet för genomförandet av registreringsförfarandena i datasystemet

15. Inför XBRL-taxonomin

Kaikki työkalut Åtgärd

  • Börja använda språket XBRL och den taxonomi som är utvecklats för det.
    • Uppgifterna överförs automatiskt från kommunen till Statskontoret.
    • En förutsättning till detta är att kommunens datasystem kan skicka information i XBRL-format till Statskontorets mottagande system.
Läs mer

Kaikki työkalut Tänk på detta

LataaProduktion av XBRL-material från datalagret (pilotprojektet i S:t Michel, på finska) Ladda ned

Inför XBRL-taxonomin

Samtidigt som Statskontoret blir den instans som tar emot ekonomiuppgifterna år 2021 införs ett ny förmedlingsmetod inom dataöverföringen. I detta sammanhang införs språket XBRL och den taxonomi som utvecklats för detta språk. Med hjälp av dem överförs uppgifterna formbundna och försedda med metauppgifter från kommunen till Statskontoret. En förutsättning till detta är att kommunens datasystem kan skicka information i XBRL-format till Statskontorets mottagande system.

Landskapen börjar använda samma dataöverföringslösning när deras verksamhet börjar år 2021.

VISA ALLTGÖMMA ALLT

Kaikki työkalut Se alla verktyg för kommunledning


Lataa pdfPresentation – Nu är det dags att agera (på finska) Ladda ned
Lataa pdfDe 8 stegen för att styra förändringen (på finska) Ladda ned
Lataa pdfMall för projektförslag: Automatisering av ekonomiförvaltning och rapportering (på finska) Ladda ned
Lataa pdfMall för planering av genomförandet (på finska) Ladda ned
Lataa pdfProduktion av XBRL-material från datalagret (pilotprojektet i S:t Michel, på finska) Ladda ned