TAKAISIN

Esimerkit ja tarinat Esimerkit ja tarinat


Mitä tehdä, kun lokalisointia ei tule?

Projektipäällikkö Sami Rantanen oli aloittamassa talousraportoinnin automatisointihanketta Helsingin kaupungilla. Viivästykset järjestelmätoimittajan kanssa muistuttavat, että muutostöihin kannattaa ryhtyä ajoissa, sillä aikaa voi kulua ennalta-arvaamattomiin ongelmiin.

Helsingin kaupunki otti käyttöön v. 2016 uuden taloussuunnittelun tietojärjestelmän (SAP BPC Business Planning and Consolidation). Tämän järjestelmän kilpailutuksen optiona pyydettiin esityksiä myös talousarvion tekstien hallinnoinnin työkaluksi. Optiona tarjottu SAP DM (Disclosure Management) otettiin käyttöön saman vuoden aikana. Kun päätöstä option käyttämisestä tehtiin, oli yhtenä tekijänä päätöksessä SAP DM:n kyvykkyys XBRL:n mukaisten aineistojen käsittelyyn. Tämä ominaisuus ei tokikaan ollut keskeisin päätökseen vaikuttava tekijä.

Helsingin kaupunki lähti Kuntatiedon pilotointiin alkuvuodesta 2018. Alkuperäisen suunnitelman mukaan pilotin suunnittelun piti toteutua helmikuussa 2018. Heti suunnittelun alussa kävi kuitenkin ilmi, että SAP DM -järjestelmää ei ole lokalisoitu Suomeen. Pitkään jatkuneiden keskustelujen jälkeen Suomen SAP ilmoitti, että he eivät ole lokalisoimassakaan järjestelmää. Ratkaisuna he ehdottivat, että Tiera tekisi tuotteesta lokalisoidun version, jota voisi hankkia palveluna. Kaupungin näkökulmasta tämä ei ole kestävä ratkaisu, koska kaupungilla on jo käytössä yksi SAP DM -ratkaisu, eikä toista instanssia samasta ratkaisusta ole järkevää ottaa käyttöön.

Kaupungin käytössä oleva SAP DM -ratkaisu voitaisiin lokalisoida asiakaskohtaisena työnä, mutta järjestelmän ylläpitäjä ei suosittele tätä. Mikäli lokalisointi tehtäisiin asiakaskohtaisena, niin se jouduttaisiin tekemään uudelleen aina järjestelmän päivitysten yhteydessä. Tästä syystä kaupungin SAP-palveluntarjoaja lähti etsimään toisia ratkaisuja.

Kaupungin taloushallinnon järjestelmässä (SAP) on nykyversiossa olemassa toiminnallisuudet, jolla tämä raportointi voitaisiin toteuttaa. Kaupunki kuitenkin suunnittelee SAPin päivitystä S/4-versioon, jossa kyseiset ominaisuudet on poistettu. Teoriassa nämä ominaisuudet olisi mahdollista kopioida nykyversiosta ja tehdä niistä asiakaskohtainen sovitus, mutta tässä ratkaisussa on samanlaisia ongelmia kuin tuossa SAP DM:n asiakaskohtaisessa sovittamisessakin.

Useiden kuukausien selvittämisen jälkeen SAP-palveluntarjoaja ehdotti ratkaisua, jossa raportointi toteutetaan kaupungin taloussuunnittelussa käytössä olevan SAP BPC -järjestelmän pohjalla olevaan tietovarastoon (SAP BW). Mallissa tietovarastoon ladataan XBRL-määritys ja muodostetaan kaupungin käyttöön taulukko, jossa XBRL-määritys mapataan kaupungin laskennan ulottuvuuksiin. Lopulta tietovarastossa olevasta taloustiedosta muodostetaan mappauksen avulla lähetettävä aineisto, joka toimitetaan kansalliseen raportointipalveluun SAPin integraatiovälineen kautta.

Selvitystyö ei ole vaatinut kaupungilta merkittävää työajallista panostusta. Sen sijaan selvittäminen on vaatinut kalenteriaikaa. Selvittäminen on vaatinut panostusta kaupungin SAP-palveluntarjoajalta, joka on mm. muodostanut demoympäristöönsä erilaisia vaihtoehtoisia toteutustapoja.